Membuat Paspor & Tambah Nama di Imigrasi Surabaya

Kira-kira 3 minggu yang lalu saya mengajukan aplikasi pembuatan paspor & tambah nama di paspor. Ingin share saja, saya sendiri yang sudah pernah membuat paspor di tahun 2010 lupa caranya & masih harus browsing lagi sebelum ke kantor Imigrasi. Saya membuat paspor untuk adik ipar saya dan menambah nama di paspor untuk suami, kebetulan nama suami hanya ada 2 kata (Ahadin Mintarum), jika nama suami ingin ditambah belakangnya maka yang dicantumkan adalah nama depan ayahnya. Saya memang berniat untuk mengurus sendiri keperluan paspor ini, dalam artian tidak menggunakan jasa travel agent, karena perbedaan harganya lumayan boooo', bisa 2-3x lipatnya selain itu alasan lainnya demi Indonesia yang lebih baik (halah) hehehehe....

Sebetulnya untuk pembuatan paspor baru hanya dibutuhkan waktu 1 minggu (6 hari kerja, Mon to Mon) dari awal pengajuan aplikasi sampai terima paspor. Sedangkan untuk tambah nama hanya diperlukan waktu 3 hari dari awal pengajuan aplikasi (jadi kalo awal masukin berkasnya Senin, hari Rabu-nya paspor sudah dapat diambil) so it doesn't takes along, right?

Sebelum saya menjelaskan langkah-langkah apa saja yang harus ditempuh, saya akan sharing dokumen apa saja yang perlu dibawa:

Semua Persyaratan dokumen bisa dilihat disini

namum tentu saja dari semua persyaratan tadi tidak semua dokumen tsb saya bawa, waktu itu dokumen penunjang yang saya bawa adalah:

1. KTP (asli)

2. Akte Kelahiran (asli)

3. Ijazah terakhir (asli)

4. Surat rekomendasi tempat bekerja dari kantor/instansi anda (asli ttd pimpinan)

5. Kartu Keluarga (asli)

6. Paspor (untuk permohonan tambah nama)

7. Untuk yang belum bekerja mungkin bisa sertakan kartu pelajar saja. Tapi waktu itu punya adek ipar saya kartu pelajar dari kampusnya belum jadi, jadi saya tidak membawa kartu pelajar & tidak apa-apa.

8. Yang pada namanya tertulis nama babtis, maka harus membawa Surat Babtis.

9. Surat Nikah Suami-Istri (asli)

Semua dokumen tadi di fotocopy @1 lembar di kertas A4, di kertas A4 (sengaja di tulis 2x), ini penting bgt untuk menghindari anda harus antri fotocopy di koperasi belakang lagi. KTP pun harus difotocopy di kertas A4 (tidak usah digunting).

Tips:

1. Fotocopy terlebih dahulu dokumen anda diluar, ini untuk menghindari antrian fotocopy dokumen di kantor imigrasi, jadi bisa menghemat waktu.

2. Jangan lupa bawa materai, yang diperlukan 1. di koperasinya jual sih tapi kan lebih cepat kalo anda bawa dari rumah.

Langkah-langkah pembuatan paspor baru & Tambah Nama:
Day 1

1. Ambil No Antrian yang ada pada mesin touch screen di dalam kantor. Jika anda datang pagi hari (jam 06:30-07:00) masih ada petugas yang akan membantu. Tapi pada dasarnya mengambil no antriannya mudah kok, anda pasti mengerti cara menggunakan mesinnya.

2. Setelah no antrian anda dapatkan, maka langkah selanjutnya anda harus mengambil "Formulir Surat Perjalanan Republik Indonesia Untuk Warga Negara Indonesia" yang dibagikan oleh 2 petugas yang duduk di teras (belum masuk ke dalam kantor). Formnya seperti ini:

Depan

Belakang. Bagian belakang ini hanya diisi sampai poin No. 4

Tips:

1. Jika anda ingin mengurus 2 perohonan (seperti saya, permohonan paspor baru & tambah nama) no antriannya ambil 2 nomor yah.

2. Dahulukan mengambil no antrian daripada anda mengambil form lalu mengisinya, karena pengambilan no antrian berjalan sangat cepat sedangkan proses no antrian yg menuju ke loket berjalan lambat, jadi setelah anda mendapat no antrian anda masih punya waktu u/ mengisi form dan lain-lain sampai no anda dipanggil.

3. Setelah memberikan form petugas yang ada di teras akan bertanya "mau ngurus apa?" | "Permohonan paspor baru dan tambah nama Pak". Kemudian anda akan diarahkan ke koperasi di belakang untuk membeli form Surat Pernyataan harganya Rp 2.000 kalo nggak salah dan membeli map Hijau (lupa harganya berapa, lupa di fotoin juga :p ), jangan lupa tuliskan nama anda pada map tersebut.

Untuk pengurusan paspor baru format Surat Pernyataannya seperti ini:

Surat Pernyataan Pembuatan Paspor Baru

Untuk Permohonan tambah nama, Surat Pernyataannya seperti ini:

Surat Pernyataan Penambahan Nama

4. Okey, anda sudah mendapat beberapa form, isi form tersebut dengan tenang & konsentrasi tinggi (serius nih), sambil anda menunggu no antrian anda dipanggil.

5. Semua dokumen sudah disiapkan, semua form sudah diisi, nomor antrian sudah dipanggil, sebaiknya anda cepat menuju ke Loket 3.

Penampakan Loket 3 & Mesin No. Antrian

Tips:

Betul-betul harus notice pada panggilan no antrian, jika sampai no antrian anda kelewatan, anda harus mengambil no antrian lagi, sayang bgt kan....

6. Di Loket 3 petugas akan screening dokumen anda, mengambil fotocopy dokumen yang sudah ditaruh di dalam map Hijau, mengembalikan dokumen asli anda & membuatkan sebuah memo di kertas kecil. Isi memonya jadwal untuk melakukan pemotretan & wawancara (untuk pembuatan paspor baru) & jadwal pengambilan paspor yang namanya akan ditambah, khusus untuk permohonan tambah nama paspor anda dibawa oleh petugas.

---------------------------------------Proses di hari pertama selesai sampai disini------------------------------------

Day 2
Fyi, agar lebih jelas bayangannya saya akan sedikit bercerita tentang hari. Pengurusan Paspor Baru & Tambah nama yang saya lakukan  di hari pertama itu terjadi pada hari Senin, 18 Maret 2013. Petugas Imigrasi menjadwalkan foto & wawancara di hari Selasa, 19 Maret 2013, pengambilan paspor barunya  Senin, 25 Maret 2013. Untuk jadwal pengambilan paspor yang sudah ditambah namanya itu Rabu, 20 Maret 2013. Jadi sebetulnya jika dihitung hari, untuk proses pembuatan paspor baru sampai jadi itu hanya memakan waktu 6 hari kerja. Sedangkan untuk permohonan tambah nama hanya memakan waktu 3 hari kerja.

Untuk proses foto & wawancara yang harus dilakukan adalah, memberikan kertas memo yang diberikan oleh petugas ke Loket 5. Nah di hari yang sama dengan proses foto & wawancara, disini baru terjadi pembayaran di loket kasir kira2 Rp 270.000 (kalo nggak salah), setelah itu menunggu antrian untuk dipanggil foto & wawancara, jika telah selesai, petugas poto & wawancara kembali memberikan semacam memo yang berisi jadwal pengambilan paspor baru kita. --Selesai--

Penampakan Loket Kasir

Tips:
pada saat foto & wawancara tetap harus membawa dokumen asli yang anda bawa di hari pertama. hal ini pun biasanya sudah diingatkan oleh petugas.

Untuh proses pengambilan paspor yang sudah ditambah namanya, anda hanya harus menyerahkan memo yang telah diberi oleh petugas di hari pertama ke Loket 5. --Selesai--
Proses pengajuan tambah nama di Imigrasi benar2 gratis, free, percuma (kalo kata orang Malaysia), kalo lewat travel agent denger2 biayanya Rp 250.000 loh.
--------------------------------------------------------------End-----------------------------------------------------
Oh iya, mau cerita sedikit tentang penambahan nama di paspor. Yang agak ketat dengan peraturan nama harus 3 kata itu sebetulnya bukan pemerintah Indonesia namun itu murni perintah dari pemerintah khususnya di negara-negara Timur Tengah, mungkin karena banyaknya orang Indonesia yang berangkat berhaji/Umroh setiap tahunnya, 2 nama pun terasa masih bisa berkemungkinan sama, misal: Sri Wahyuni atau Fatur Rahman berapa banyak orang Indonesia yang memiliki nama yang sama persis dengan yang saya sebut tadi?!

Lesson learned, bagi para orang tua muda yang berencana memberi nama anaknya yang baru lahir, sebaiknya berilah 3 kata, ga usah yang ribet-ribet juga sih hehehe.... Tetapi bagi anda-anda yang sudah terlanjur punya nama dengan 2 atau malah 1 kata nggak usah kuatir, anda bisa mencantumkan nama ayah di belakang nama anda. Jika dengan mencantumkan nama ayah masih kurang, maka harus mencantumkan nama kakek. Misal nih, orang jaman dulu kan namanya biasanya cuma 1 tuh, contoh namanya Sumarno, nama ayahnya adalah Paijo, maka Sumarno wajib menambah 1 nama lagi yaitu dengan mencantumkan nama kakeknya Waluyo (misal). jadi nanti nama yang tertulis di paspor Sumarno Paijo Waluyo.

Ada gosip yang beredar kalau nama Muhammad, Rahmad & Siti itu tidak termasuk dalam 1 hitungan, kecuali nama tersebut telah mengalami modifikasi, contoh:
Muhammad menjadi Mochammad
Rahmad menjadi Rachmad
Siti menjadi Cityyyy (alay yah kalo ini hehehe)
itu sama sekali nggak bener, buktinya adek ipar saya yang mengurus paspor baru nama depannya Muhammad, tetep masuk hitungan kok.

Tambah nama di paspor bukan berarti nama yang ada pada halaman 1 menjadi berubah. tidak!. Nama anda tetap pada halaman 1, namun di halaman 4 paspor di bagian Endorsement/pengesahan akan tertulis seperti ini:

Jadi anda nggak perlu khawatir kalo mau overseas ke negara lain (selain Middle East) karena nama anda yang tertulis di halaman 1 paspor tidak berubah.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tips bagi yang ingin mengurus paspor sendiri:

1. Datanglah pagi-pagi sekali, jam 06:00, 06:30, atau max jam 08:00 anda sudah harus ada di Imigrasi. No antrian di tiap loket pengurusan hanya di batasi sampai No.125/hari. Saya pernah sampai Imigrasi jam 09:00, no antrian sudah habis, terpaksa saya harus datang besoknya. atau kalaupun no antrian masih ada biasanya jam 09:00 anda sudah dapat no 90 ke atas & estimasi dilayani baru sorean hehehe... Pelayangan memang baru dilaksanakan pukul 07:30, namun mesin antrian sudah dinyalakan mulai jam 6 kurang.

2. Siapkan dokumen-dokumen pada malam harinya, jangan terburu-buru, lakukan fotocopy & pembelian materai di luar kantor Imigrasi supaya anda nggak repot mondar-mandir & antri cuma karena fotocopy doank.

3. Bawa peralatan tulis, pulpen hitam & stipo (Tipe-x). Oya, form harus diisi menggunakan huruf cetak bertinta hitam. apa yang terjadi jika menggunakan tinta biru? sama petugas di suruh isi form lagi (ini serius).

4. Notice dengan no antrian anda, jika pada saat no antrian anda dipanggil & anda tidak muncul maka harus ambil no antrian lagi, antri dari awal lagi hehehe

5. No calo. Di kantor Imigrasi Surabaya tidak ada calo dadakan yang tiba-tiba nongol di pintu pagar/di area kantor Imigrasi, jadi relatif aman. Jasa travel agent banyak, tetapi mereka murni mengurus customernya saja.

6. Jika mengalami kesulitan, jangan malu bertanya. bapak-bapak & ibu-ibu di kantor Imigrasi Surabaya sangat helpful kok, nggak jutek lagi, kinerjanya cepat, ga banyak ngobrol & ngemil. kadang ada yang kelihatan capek, wajar karena setiap harinya mereka harus melayani ribuan pemohon.

7. Manfaatkan fasilitas permohonan paspor via online, bisa klik disini step ini lumayan mengurangi proses antrian, karena pemanggilannya di loket yang berbeda dengan pemohon offline (Loket 2).

Penampakan Loket 2

8. Sabar.

Sedikit masukan ajah untuk Imigrasi Surabaya, untuk antrian pengambilan form, fotocopy & pembelian map sebaiknya dibikin line antrian yang jelas, misal ada pembatasnya, ada keterangan masuk dari mana, keluar dari mana. Maklum orang Indonesia cyyyn, kesadaran akan antri masih kurang. anda pingin cepat? semua juga mau cepat.

Happy traveling everyone :*